Politique de confidentialité

Qui traite vos données

BR Location, 60 rue de Kingersheim 68200 Mulhouse, est responsable du traitement des données que vous lui confiez pour réserver et louer un véhicule. Contact : contact@br-location.com · 0392055195.

BR Location utilise le logiciel BR Drive, édité par BR Location, qui héberge et traite ces données pour son compte et seulement sur ses instructions (sous-traitant).

Ce que nous collectons, pourquoi, et sur quelle base

• Réservation et location : nom, prénom, date de naissance, e-mail, téléphone, adresse, numéro, date et pays de délivrance du permis, dates et véhicule réservés, prix, conditions de location acceptées. Pour préparer et exécuter votre contrat de location (base : contrat). Ces informations sont nécessaires : sans elles, la réservation n'est pas possible. Les prix varient selon le remplissage de la flotte et la période, jamais selon la personne.
• Réservation au nom d'une entreprise : raison sociale, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire et adresse de l'entreprise, pour établir la facture et le contrat à son nom (base : obligation légale de facturation et exécution du contrat). Le conducteur reste une personne identifiée comme ci-dessus.
• Origine des données : vos données peuvent provenir du logiciel de gestion utilisé précédemment par BR Location (historique de vos locations : dates, véhicule, montants). Elles servent à la relation client et à la gestion de vos locations passées, avec la même durée de conservation. Elles servent aussi à des statistiques de tarification de l'agence (taux de remplissage du parc), calculées en totaux, jamais par personne.
• Âge et ancienneté du permis : contrôlés automatiquement au moment de la réservation, selon les conditions de l'agence (18 ans au moins). En cas de refus, vous pouvez contacter l'agence, qui réexamine votre demande.
• Rappel après une réservation non finalisée : si BR Location a activé cette option, que vous avez coché la case « offres » (son texte mentionne alors ce rappel) et que vous commencez une réservation en ligne sans la payer, vous recevez un seul e-mail de rappel, avec un lien pour reprendre vos dates. Base : votre consentement (case « offres », décochée par défaut). Sans cette case cochée, aucun rappel n'est envoyé. Cet e-mail n'utilise que des données que vous avez déjà saisies (adresse e-mail, dates, véhicule choisi) ; rien n'est collecté en plus. Seules les réservations commencées après l'activation de l'option sont concernées. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en répondant simplement à cet e-mail, ou en écrivant à l'agence (coordonnées ci-dessus) ; l'agence peut aussi désactiver cette option à tout moment.
• États des lieux : à la remise et au retour du véhicule, un employé relève avec vous le kilométrage, le carburant et les dommages, et prend des photos de la voiture (au retour, au moins une photo de chaque nouveau dommage) (base : exécution du contrat de location ; elles servent à constater l'état du véhicule, jamais à autre chose). Aucune position GPS n'est enregistrée. Une photo du véhicule peut être reprise d'une location précédente, ou reprise plus tard dans l'état des lieux de la location suivante (elle est alors visible par l'autre client). Une photo peut vous montrer par hasard : demandez à l'agence de la refaire sans vous avant la validation. Une fois validé, l'état des lieux ne change plus : il est conservé comme preuve en cas de litige (l'agence peut alors refuser de l'effacer pendant cette durée) et reste consultable depuis votre lien personnel « Ma réservation ». Vous y retrouvez aussi votre contrat signé et vos factures, à consulter ou télécharger pendant 30 jours après la fin de la location (plus longtemps si une amende vous est facturée : voir « Durées de conservation »).
• Copies du permis et de la pièce d'identité : exigées par l'assureur de l'agence pour chaque location (base : intérêt légitime de l'agence à être assurée). Elles sont chiffrées, portent un filigrane et ne servent à rien d'autre ; chaque consultation est enregistrée. Si vous louez de nouveau, l'agence peut reprendre les copies de votre location précédente au lieu de vous les redemander : une nouvelle copie, au filigrane de la nouvelle location, est alors rattachée à celle-ci et conservée avec elle ; une pièce d'identité périmée n'est jamais reprise. Pour faciliter vos locations suivantes, l'agence garde aussi une copie de chaque pièce sur votre dossier client : elle est posée automatiquement sur une nouvelle location faite au comptoir, et mise à jour au départ d'une location seulement si le conducteur est vous-même. Si vous étiez déjà client avant BR Drive, ces copies peuvent provenir du logiciel précédent de l'agence (Rodeeo). Elles sont conservées 5 ans après votre dernière location (ou après leur dépôt si vous n'avez pas loué), puis effacées ; vous n'y avez jamais accès depuis votre espace.
• Conducteurs et contrat de location : au comptoir, l'employé note, originaux en main, l'identité de chaque conducteur (locataire et conducteurs supplémentaires), sa date de naissance, son adresse, son permis, le type, le numéro et la date de validité de sa pièce d'identité. Ces informations figurent dans le contrat de location (un PDF chiffré, daté et empreint) et servent à désigner le conducteur en cas d'infraction (base : contrat, obligation légale ; intérêt légitime de l'agence pour la preuve en cas de litige). Le contrat ne change plus une fois produit : toute correction crée une nouvelle version. Chaque téléchargement par l'équipe est enregistré. Une copie du contrat peut vous être envoyée par e-mail, en pièce jointe.
• Signature électronique du contrat : quand vous signez le contrat sur votre téléphone, nous conservons comme preuve de la signature l'image de votre signature et son tracé (les points dessinés et leur rythme, jamais utilisés pour vous identifier ni comparer votre signature), l'heure de chaque étape (lien ouvert, code reçu et saisi, contrat lu jusqu'au bout, signature), l'adresse e-mail qui a reçu le code, votre adresse IP et votre appareil (navigateur), et le contrat signé et scellé (base : contrat ; intérêt légitime de l'agence pour la preuve de la signature). Une copie du contrat signé vous est envoyée par e-mail. Si vous signez sur papier, l'agence garde le scan du contrat signé. Les états des lieux de départ et de retour se signent de la même façon et avec les mêmes preuves ; si vous rendez le véhicule en votre absence (clés déposées), l'état des lieux de retour est fait par l'agence, porte la mention « Client absent », et un lien de signature vous est envoyé par e-mail (un rappel deux jours plus tard). Si le contrat change après votre signature (dates, véhicule, prix, options, conducteurs, prolongation), un avenant listant seulement les changements vous est envoyé et se signe de la même façon ; le contrat signé reste inchangé.
• Paiement et caution : montants, marque et 4 derniers chiffres de la carte. Le numéro complet et le cryptogramme sont saisis chez notre prestataire de paiement (Stripe) et ne nous sont jamais transmis (base : contrat ; obligation légale pour la comptabilité). Votre carte n'est enregistrée chez Stripe pour la caution que si vous choisissez l'empreinte bancaire.
• Moyen de caution : celui que vous choisissez à la réservation (empreinte bancaire, espèces, chèque de banque, virement, véhicule laissé en garantie ou pré-autorisation sur le terminal de l'agence), et à la remise de la caution le numéro du chèque, la référence du virement ou le numéro d'autorisation du ticket du terminal, jamais le numéro de votre carte. Une caution peut se remettre en plusieurs moyens : chacun est noté avec son montant, parfois avec un court commentaire de l'agence (base : contrat).
• Véhicule laissé en garantie : si vous choisissez ce moyen, marque, modèle, plaque, kilométrage et valeur estimée de votre véhicule, copie de sa carte grise (à votre nom) et photos du véhicule. Les copies sont chiffrées et traitées comme celles du permis (base : contrat ; elles prouvent la garantie remise et son état).
• Frais au retour : si des frais sont dus au retour du véhicule, leur détail (kilomètres en trop, carburant manquant, retard, nettoyage, odeur, dégâts, immobilisation du véhicule), les montants retenus, ce qui est pris sur la caution et ce qui vous est rendu, gardés avec la réservation (base : contrat, selon les conditions de location).
• Règlements et factures : ce que vous réglez au comptoir (moyen, montant, référence du terminal, du chèque ou du virement, date, employé qui l'encaisse), et vos factures et avoirs (numéro, date, lignes, TVA, vos nom et adresse), qui vous sont envoyés par e-mail si l'agence a votre adresse, et téléchargeables depuis « Ma réservation » quand votre réservation a un lien personnel. Une facture ne peut plus être modifiée une fois émise (base : obligation légale de facturation et de comptabilité ; contrat pour le règlement). Vous ne pouvez pas en demander l'effacement avant la fin du délai légal de conservation.
• Amendes et avis de contravention : si un avis (par exemple un forfait post-stationnement ou une infraction routière) concerne le véhicule que vous avez loué au moment des faits, l'agence le rattache à votre location grâce à la plaque et à l'heure de l'infraction (à quelques jours près si la voiture a été rendue en retard ; à défaut de location, à votre fiche client, depuis laquelle la désignation est remplie). Elle garde le numéro et la date de l'avis, l'heure et le lieu, le montant, et, si la loi l'impose (article L121-6 du code de la route : le loueur doit désigner le conducteur), votre identité, votre date de naissance, votre adresse et votre permis, qui sont transmis à l'administration (ANTAI) pour que l'avis vous soit adressé à vous. Si l'agence a payé un forfait post-stationnement à votre place, elle vous le refacture avec des frais de dossier. Ces informations sont des données relatives à des infractions : seul le personnel de l'agence y a accès, pour cet usage et aucun autre (base : obligation légale pour la désignation, contrat pour la refacturation).
• Sinistres : si un accident, un vol, un acte de vandalisme ou un bris de glace survient pendant votre location, l'agence note la date et l'heure, le type, une description, si un tiers est impliqué et si un constat amiable a été rempli, et le montant qui vous est refacturé (dans la limite prévue aux conditions de location). Ce montant vous est facturé par une facture « Sinistre » à part ; la description n'y figure pas (base : contrat).
• E-mails de réservation : confirmation, lien personnel, annulation, remboursement, reçu de chaque règlement et de chaque dépôt de caution (montant, moyen, date, reste dû), et détail des frais au retour, que vous pouvez contester sous 7 jours ouvrés en répondant à l'agence (base : contrat).
• E-mails autour de la location : rappel la veille du départ et du retour, avertissement en cas de retard, avis si votre réservation est modifiée, confirmation que votre caution est libérée, et remerciement avec un lien pour donner votre avis (base : contrat ; pour le remerciement, notre intérêt légitime à vous remercier après la location, sans aucune offre ni suivi des clics ; l'agence peut désactiver ces envois). Si une amende vous est attribuée, un e-mail vous indique que vous avez été désigné comme conducteur, comme la loi l'exige (base : obligation légale), puis des rappels si elle reste impayée.
• Offres par e-mail : seulement si vous cochez la case prévue, jamais cochée d'avance. Nous gardons la date et le texte accepté (base : consentement, que vous pouvez retirer à tout moment en écrivant à l'agence).
• Notes internes de l'agence : remarques de suivi rédigées par l'équipe sur votre fiche client (préférences, points à retenir pour vos prochaines locations), visibles par l'équipe seulement (base : intérêt légitime de l'agence à bien vous servir). Vous pouvez en demander la lecture, la correction ou l'effacement.
• Géolocalisation des véhicules : chaque véhicule loué est équipé d'un boîtier de géolocalisation (prestataire : Optimum). L'agence ne consulte la position qu'en cas de vol, y compris un véhicule non restitué dont le locataire reste injoignable ; elle ne suit pas votre conduite en continu. Le boîtier peut empêcher à distance le redémarrage du véhicule, seulement en cas de manquement grave aux conditions de location, après une tentative de contact, et jamais véhicule en mouvement (base : intérêt légitime de l'agence à protéger ses véhicules).
• Sécurité : journaux techniques des serveurs (adresse IP, pages demandées) pour protéger le service et diagnostiquer les pannes (base : intérêt légitime).

Combien de temps

• Réservation non payée (attente expirée ou annulée) : coordonnées effacées 30 jours après.
• E-mail de rappel d'une réservation non finalisée : la trace d'envoi est effacée au bout de 90 jours, comme les autres e-mails ; les données de la réservation suivent l'effacement à 30 jours ci-dessus.
• Location : pendant la relation, puis 5 ans après la fin de la location (délai de prescription).
• Sinistres : 5 ans après la fin de la location (délai de prescription) ; la facture de sinistre suit la règle des factures (10 ans). Leur effacement automatique reste à mettre en place.
• Notes internes de l'agence : effacées avec votre fiche client (30 jours après une réservation non payée ; sinon avec les données de location).
• Copies du permis et de la pièce d'identité : 5 ans après une location effectuée, 30 jours après une location qui n'a pas eu lieu.
• Copies du permis et de la pièce d'identité gardées sur votre dossier client : 5 ans après votre dernière location (ou après leur dépôt si vous n'avez jamais loué), puis effacées.
• Contrat de location et journal de ses téléchargements : 5 ans après la fin de la location, puis effacés. Les données des conducteurs saisies au comptoir ne sont pas encore effacées automatiquement à cette échéance : leur effacement automatique reste à mettre en place.
• Preuve de la signature (image et tracé de la signature, adresse IP, appareil, adresse e-mail du code, contrat ou état des lieux signé, scan papier) : 5 ans après la fin de la location, puis effacée avec le contrat ; seules restent la date de la signature et des empreintes, sans donnée vous concernant.
• Photos et relevés des états des lieux : 5 ans après une location effectuée, 30 jours après une location qui n'a pas eu lieu.
• Moyen et références de la caution, données du véhicule laissé en garantie : avec les données de la location ; copies de la carte grise et photos du véhicule : comme les copies du permis.
• Détail des frais au retour : avec les données de la location, puis comme les factures.
• Factures, avoirs et règlements : au moins 10 ans après la clôture de l'exercice (Code de commerce), sans être concernés par l'effacement des données de location. Le fichier PDF est effacé à cette échéance ; le contenu enregistré de la pièce (numéro, lignes, vos nom et adresse) et les règlements restent conservés aujourd'hui sans effacement automatique, le temps de fixer ce qui doit être gardé après 10 ans.
• Amendes : l'identité du conducteur désigné, le lieu et les notes sont effacés 5 ans après la clôture ou le paiement de l'amende (amende jamais close ni payée : 5 ans après son enregistrement, sa désignation ou son dernier e-mail) ; la facture de l'amende suit la règle des factures (10 ans), et la plaque et le numéro de l'avis restent avec elle pendant ces 10 ans.
• Factures envoyées à la comptabilité de l'agence (Pennylane) : 10 ans, comme les factures ; ni votre e-mail ni votre téléphone n'y sont envoyés.
• Positions relevées par le boîtier de géolocalisation : 2 mois, puis effacées par le prestataire.
• Trace des e-mails envoyés (sans leur contenu) : 90 jours.
• Lien personnel « Ma réservation » (contrat, états des lieux et leurs photos, factures, amendes) : valable jusqu'à 30 jours après la fin de la location ou, si une amende vous est facturée plus tard, jusqu'à 60 jours après sa facture.
• Accord pour les offres : jusqu'à son retrait, ou 3 ans sans contact de votre part.

Qui y a accès

Les employés de l'agence, chacun selon son rôle, et les prestataires techniques de BR Drive, liés par contrat : Supabase (base de données et stockage, Union européenne), Vercel (hébergement du site, Francfort), l'ANTAI (administration, uniquement pour désigner le conducteur d'une infraction), Scaleway (envoi des e-mails, dont le code de signature et la copie du contrat en pièce jointe, France), Sentry (suivi des pannes, Union européenne, sans vos coordonnées) et Pennylane (comptabilité de l'agence : vos factures, avec votre nom, votre adresse (« Non renseignée » si nous ne la connaissons pas) et, pour une entreprise, son SIRET et sa TVA, y sont envoyées ; hébergement chez AWS en Irlande, Union européenne), Stripe (paiement), quand le paiement en ligne est proposé. Vos données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains de ces prestataires sont des sociétés américaines : un éventuel accès depuis les États-Unis est encadré par le Data Privacy Framework ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vos données ne sont ni vendues ni louées. Si vous acceptez la mesure d'audience ou les cookies publicitaires, Google reçoivent les pages de recherche que vous visitez et, après un paiement, le montant et le numéro de la réservation (jamais vos coordonnées). Ces sociétés peuvent transférer ces données hors de l'Union européenne ; l'agence et chacune d'elles sont responsables conjointement de cette collecte.

Cookies

Cookies indispensables, sans accord : un cookie de paiement (35 minutes au plus), un cookie de signature (15 minutes au plus, il prouve que ce navigateur a saisi le code reçu par e-mail), ceux de Stripe pour sécuriser le paiement, et « brd_consent », qui garde votre choix 6 mois.

Avec votre accord seulement : « brd_attr » (90 jours) retient la publicité ou le site qui vous a amené, pour que l'agence sache quelles campagnes fonctionnent ; les identifiants de clic sont effacés de votre réservation après 90 jours. Les partenaires de l'agence (Google) déposent aussi leurs cookies sur les pages de recherche et de remerciement, jamais sur les pages où vous saisissez vos coordonnées ou payez.

Vous pouvez changer d'avis à tout moment avec « Gérer mes cookies », en bas de chaque page.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, recevoir vos données dans un format lisible par une machine, et retirer à tout moment votre accord pour les offres, en écrivant à contact@br-location.com. Une réponse vous est apportée sous un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).